Перевозка тела из США: документы штата и транзит

Закон штата, а не единое федеральное правило

В Соединённых Штатах смерть регистрирует не федеральное ведомство, а служба записей актов гражданского состояния каждого штата (vital records), и бланки, сроки и пошлины от штата к штату различаются. В Нью-Йорке, Калифорнии или Техасе одна и та же бумага может называться по-разному и оформляться в разных офисах. Поэтому в первом же разговоре мы уточняем у семьи точный адрес: штат, город и округ (county), где человек скончался. Именно от этого зависит, какой регистратор выдаст свидетельство и офис какого штата поставит на него апостиль.

Funeral home: кто принимает тело в Америке

В центре американской системы стоит лицензированный ритуальный дом и его директор. Он забирает тело из больницы или из офиса медицинского эксперта, заполняет биографическую часть записи о смерти, получает разрешение на перемещение и готовит умершего к долгой дороге. При международной отправке funeral home выступает для авиакомпании ещё и официальным отправителем. Опыт отправки за границу есть не у каждого американского бюро, поэтому мы сотрудничаем с теми, кто уже знает нужный для Грузии комплект и избавляет семью от лишней переписки.

Медицинский эксперт или коронер

Если смерть была внезапной, произошла в аварии, на работе или дома без наблюдения врача, делом, как правило, занимается окружной медицинский эксперт (medical examiner) или коронер. Пока он не освободит тело, funeral home не может приступить к подготовке. Иногда в графе причины поначалу стоит лишь «pending», то есть исследование продолжается, а окончательная запись появляется после лабораторных результатов. Ускорить этот этап семья не в силах, но партнёр ежедневно держит связь с офисом эксперта и сообщает нам о выдаче в ту же минуту.

Заверенные копии свидетельства

Для использования за рубежом нужна не обычная ксерокопия, а копия, заверенная регистратором штата или округа (certified copy). Информационный бланк, который выдаёт больница, для этой цели не годится. Советуем сразу заказать несколько заверенных экземпляров: один для апостиля и пакета, сопровождающего гроб, второй для Дома юстиции, остальные для банка, работодателя, страховой и наследственного дела. Дозаказ копии из Америки по почте через океан занимает недели, так что эта небольшая предусмотрительность потом сбережёт массу времени.

Апостиль от государственного секретаря штата

Штаты присоединились к Гаагской апостильной конвенции 1961 года в 1981-м, Грузия в 2007-м, поэтому американскому свидетельству не нужна консульская легализация: хватает апостиля. Его ставит офис государственного секретаря (Secretary of State) того штата, где выдано свидетельство, а не какое-либо министерство в Вашингтоне. В одних штатах служба записей сама передаёт запрос секретарю, в других заверенную копию приходится подавать отдельно. Апостиль ставится только на заверенную копию; печать на ксерокопии грузинское учреждение не примет.

Дипломатическое представительство Грузии в США

Грузинских граждан в Америке обслуживают консульский отдел посольства в Вашингтоне, а также генконсульства, среди которых нью-йоркское; к какому из них обращаться, зависит от того, в какой консульский округ входит штат. По Венской конвенции о консульских сношениях местные власти обязаны сообщать консульству о смерти иностранца. Для семьи консульство особенно важно, когда у умершего не оказалось при себе грузинского паспорта и личность нужно подтвердить по грузинской базе, или когда грузинская сторона требует консульскую справку для ввоза гроба. Связь с консульством идёт у нас одновременно с американской бумажной работой, а не после неё.

«Известный отправитель»: требование авиакомпании

По правилам Администрации транспортной безопасности США (TSA) авиакомпания принимает человеческие останки, вылетающие из Америки, только от «известного отправителя» (known shipper), и funeral home имеет этот статус у каждого перевозчика отдельно. Значит, родственник или друг не может сам сдать гроб в грузовом терминале, даже если у него на руках все документы. Подбирая партнёра, мы проверяем, с какими авиакомпаниями у него есть такой статус: именно это сужает или расширяет доступные транзитные маршруты.

Транзит: пересадка в другой стране

До Тбилиси гроб из Америки обычно летит с одной или двумя пересадками через какой-нибудь крупный хаб в Европе или на Ближнем Востоке. У каждой авиакомпании свой список документов и своя процедура приёма останков, а в промежуточном аэропорту груз перекладывают на другой рейс. Поэтому маршрут мы выбираем не только по цене: оцениваем, насколько надёжна перегрузка и сколько часов остаётся между рейсами. Семья заранее получает номера обоих рейсов и номер авианакладной (air waybill), чтобы на каждом этапе знать, где сейчас гроб.

Комплект документов для гроба

По рекомендации профессиональной ассоциации американских funeral home при отправке за рубеж тело, как правило, сопровождают:

• заверенное свидетельство о смерти с апостилем;
• разрешение на перемещение тела (burial-transit permit), которое в зависимости от штата выдаёт местная служба здравоохранения или регистратор;
• письмо, подтверждающее, что причиной смерти была не заразная болезнь;
• письменное заявление бальзамировщика (embalmer's affidavit);
• паспорт умершего, если он доступен;
• письмо funeral home о содержимом гроба, рейсе и получателе.

К этому прибавляются требования грузинской стороны, в том числе герметично запаянный внутренний металлический гроб в наружном деревянном корпусе. Полный перечень мы каждый раз сверяем под конкретный рейс.

Перевод на грузинский

Американские бумаги составлены по-английски, а для подачи в Грузии им нужны грузинский перевод и нотариальное заверение. Переводить лучше после апостиля, потому что переводится и текст самого апостиля. Обратите внимание, совпадает ли латинское написание имени и фамилии с грузинским паспортом: в американских реестрах часто встречаются сокращённое или переделанное на английский лад имя, добавленное второе имя, фамилия, сменённая после брака. Такое расхождение вызывает в Доме юстиции лишние вопросы, поэтому мы проверяем его заранее и при необходимости готовим пояснительный документ.

Сроки: от чего они зависят

Точного срока заранее не пообещает никто. Сильнее всего дело затягивают три вещи: освобождение тела медицинским экспертом, получение заверенной копии и апостиля в конкретном штате и свободное грузовое место на транзитном рейсе. Федеральные праздники США и выходные останавливают работу государственных офисов, а из-за разницы во времени вопрос, отправленный из Тбилиси, часто получает ответ только на следующее утро. О начале и завершении каждого этапа мы сообщаем семье в тот же день, чтобы дату похорон планировали по реальному графику.

Разница во времени и ежедневная связь

Между Тбилиси и восточным побережьем США восемь или девять часов разницы, до западного побережья она доходит до одиннадцати-двенадцати. Когда в Нью-Йорке или Чикаго начинается рабочий день, в Грузии уже вечер. Поэтому разговоры с американским партнёром нередко идут в наши ночные часы, а с семьёй мы согласуем одно постоянное время, когда она получает итог дня. Так родным не приходится просиживать ночи у телефона, и каждая новость приходит одним коротким понятным сообщением.

Кремация в Америке и возвращение с урной

В США кремация широко распространена, и некоторые семьи выбирают именно её, потому что перевезти прах гораздо проще и дешевле, чем отправить гроб грузом. Урну близкий может взять и в ручную кладь. TSA советует сосуд из лёгкого материала, например дерева или пластика, который на рентгене выглядит прозрачным: из уважения сотрудники никогда не открывают урну, а непрозрачную пропустить не смогут. Держите при себе свидетельства о смерти и о кремации и заранее проверьте условия авиакомпании. В Тбилиси можно подобрать постоянную урну и спланировать захоронение праха.

Страховка, работодатель и помощь общины

Прежде чем считать расходы, выясните, была ли у близкого туристическая страховка, страхование жизни или полис от работодателя. Некоторые полисы прямо покрывают возвращение останков на родину, но часто требуют, чтобы страховая компания участвовала в процессе с самого начала. Грузинская община в Америке, церковный приход и коллеги в такие дни нередко собирают деньги. Для социально незащищённых семей в Грузии есть механизм государственного возмещения расходов, заявления по которому принимают МИД и консульства; действующие условия проверьте до подачи.

Дела семьи в Грузии во время ожидания

Пока американская сторона оформляет бумаги, у семьи в Тбилиси хватает забот. Выберите кладбище и согласуйте место, уточните у священника день отпевания, решите, где пройдут панихида и поминки. Подготовьте документы, подтверждающие родство, и нотариальную доверенность, если её ещё не оформили. Публично объявляйте день похорон только тогда, когда гроб погружен на рейс и время прилёта подтверждено: на трансокеанском маршруте даже один перенесённый вылет сдвигает весь график.

Встреча в тбилисском аэропорту и Дом юстиции

Прибывший в Тбилиси гроб проходит таможенную процедуру в грузовом терминале, для которой нужны авианакладная, свидетельство о смерти и сопроводительные бумаги. Наш представитель оформляет декларацию, а катафалк провожает гроб домой, в церковь или в зал. После этого переведённое и апостилированное американское свидетельство регистрируется в Доме юстиции, и на руках у семьи оказывается грузинский документ о смерти, без которого не решить вопросы наследства, банка и пенсии.

Цена и что на неё влияет

Перевозка из США или Канады начинается от 9 000 ₾. На итоговую сумму влияют штат и город, потому что тарифы funeral home в разных регионах неодинаковы; расстояние до ближайшего международного аэропорта; транзитный маршрут и вес гроба, по которому авиакомпания считает карго; а также дни хранения в офисе эксперта. Если американскую часть семья уладила сама, с помощью родственника или местного бюро, мы можем взять только встречу в тбилисском аэропорту и таможню, это стоит от 600 ₾. Полный пакет описан на странице Репатриация.

Партнёрское бюро и один координатор

Наши партнёры в Америке работают по местной лицензии, а мы закрываем грузинскую сторону и служим посредником между двумя языками и двумя системами. Семья общается на понятном ей языке с одним координатором, а он общается с funeral home, офисом эксперта, консульством и авиакомпанией. Если в Америке живёт родственник или друг, мы предлагаем ему конкретную и небольшую роль, например привезти паспорт или передать одежду, чтобы не втягивать его в бюрократию. Каждый расход фиксируется письменно, а американские квитанции передаются семье.

Частые вопросы